Etiketten drucken lassen: Braucht man das noch?

Weißwasser / Běła Woda, 5. Juni 2020. Von Thomas Beier. Eine der Methoden, mit denen wir als Unternehmensberater in Unternehmen immer wieder sehr schnell Verbesserungen erreichen, ist das Rapid Plant Assessment (RPA). Unabhängig von betriebswirtschaflichen Dokumenten lassen sich damit binnen kürzester Zeit Stärken und Verbesserungspotentiale und konkrete Verbesserungsansätze ermitteln. Eine zentrale Rolle spielen dabei optische Informationen.

Sichtbare Informationen sorgen für Klarheit und Eindeutigkeit

Grundgedanke ist, durch eindeutige, für alle sichtbare Informationen die Fehlerquote in Abläufen zu senken. Oft wir dem ein "Aber das wissen wir doch!" gegenübergestellt. Dennoch kommt es immer wieder zu Fehlern, weil etwas vergessen wird oder andere Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe übernehmen und dabei nicht wissen können, was für die eingearbeiteten Kollegen selbstverständlich ist.

Neben Schildern kommen für eindeutige Kennzeichnungen und Anweisungen noch immer Etiketten in unterschiedlichen Größen, Formen und Eigenschaften zum Einsatz. Sie werden nicht nur in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt, sondern auch bei vielen Firmen bedruckt. Dabei sind Etiketten wohl die nahezu einzigen Printprodukte, die den Sprung in die digitale Welt unbeschadet überstanden haben, denn heutzutage werden auch digital lesbare Barcodes und QR-Codes aufgedruckt und beispielsweise zur Warenkennzeichnung verwendet.

Etiketten zur Beschriftung des Inventars

Doch der Anwendungsbereich im Betrieb ist noch viel größer und reicht von der Kennzeichnung des Inventars bis zu Warnhinweisen, die mit Etiketten schnell und einfach angebracht werden können. Aus Sicht des Rapid Plant Assessments ist die eindeutige Markierung von Lagerplätzen, maximalen Traglasten, Transportanweisungen, Arbeitsschutzhinweisen und anderem mehr mit Etiketten oder Schildern bedeutsam. Gerade Etiketten machen solche Markierungen mit geringstem Aufwand möglich.

Beim Inventar zählt noch immer der Eigentumshinweis und die Inventarnummer zu den Grundlagen der Ordnung, übrigens auch in kleineren Unternehmen. Wie die Praxis zeigt wird oft genug immer wieder Technik zugekauft, weil der Überblick über den Bestand verlorengegangen ist.

Eine besondere Rolle spielen Etiketten bei mobilen Datenträgern, etwa USB-Sticks oder USB-Festplatten. Zieht man die mittlerweile beträchtlichen Speicherkapazitäten ins Kalkül wird schnell klar, dass eben auch kleine Datenträger inventarisiert werden sollten. Praktisch ist auch, wenn die Speicherkapazitäten sofort per Etikett sichtbar sind und zudem die Etiketten für eine Farbkennzeichnung genutzt werden: Grün steht für Datenträger zum Gebrauch, Gelb für Sicherungskopien und Rot für Datenträger, die nur unter besonderen Voraussetzungen genutzt werden dürfen, wenn neben "Grün" auch die Kategorie "Gelb" der Datenträger beschädigt ist.

Klare Grafik statt vieler Worte

Gerade in der heutigen Zeit haben viele Menschen die Fähigkeit verloren, Texte schnell zu erfassen – und nicht jeder versteht die deutsche Sprache gleichgut. Hier helfen eindeutige Grafiken weiter, die Hinweise oder Anweisungen geben. Per Etikett lassen sich diese schnell und im Grunde auf allen festen Oberflächen anbringen. Ähnlich wie bei den Datenträgern können mit Etiketten Signalfarben genutzt werden, etwa rot für Warnungen, Gelb für Anweisungen und Blau für Erläuterungen.

Immer geht es darum, für Eindeutigkeit zu sorgen; neben der Fehlervermeidung können auf diese Weise auch Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden.

Eine Sonderform von Etiketten ist übrigens der Aufkleber, wie er umgangssprachlich genannt wird. Obgleich er für kommerzielle Werbezwecke im öffentlichen Raum kaum noch anzutreffen ist, wird er doch noch oft von Leuten genutzt, die glauben, auf diesem Weg ihren Zeitgenossen etwas mitteilen zu müssen.

Unterschiedliche Angebote

Etketten gibt es, wie beschrieben, in den unterschiedlichsten Ausführungen. Beachten sollte man die Haltbarkeit, so etwa die Widerstandsfähigkeit gegen Nässe und gegen das Ausbleichen der Farben. Die einfachste Unterscheidung ist dabei, ob die Etiketten für innen oder außen – also wetterfest und beständig gegen den ultravioletten Anteil des Sonnenlichts – geeignet sind.

Dabei ist das Etiketten drucken nicht einmal schwierig: Man kann Etiketten als Rohware entweder kaufen und selbst bedrucken oder beschriften – oder man beauftragt eine der namhaften Firmen damit. Es kommt schließlich immer darauf an, wie individuell und in welchen Mengen die Etiketten benötigt werden und und wofür man diese verwenden will. Die Auswahl ist extrem vielseitig und groß, schon deshalb, weil Etiketten längst in die unterschiedlichsten Branchen und Bereiche vorgedrungen sind.

Natürlich fährt ganz besonders günstig, wer mit massenhaft produzierten Standardetiketten auskommt; aber auch Sonderanfertigungen sind durchaus preiswert, vor allem, wenn sie nicht nur in kleiner Stückzahl geordert werden.

Man kann bei seiner örtlichen Druckerei nachfragen oder auf die schier unendliche Auswahl setzen, wie sie von Firmen im Internet angeboten wird. Interessant dabei ist der Eindruck, dass bestimmte klassische Druckartikel ein wenig aus der Mode kommen, andere hingegen wieder aufleben. So verzichtet mancher angesichts von Xing, Facebook & Co. mittlerweile auf die eigene Visitenkarte, andererseits sind verstärkt aufwendig gedruckte Gruß- und Einladungskarten zu erleben. Wo früher eine Sekretärin versonnen im Katalog eines Anbieters blätterte, werden heute Druckprodukte – auch individualisierte – ganz einfach in wenigen Schritten per Mausklick bestellt.

Das Paradoxon des Verbesserungspotentials

Zurück zum Ausgangspunkt: Schilder und selbstklebende Etiketten helfen, Abläufe sicherer zu gestalten und Ordnung zu halten. In vielen Unternehmen gibt es bemerkenswerte Zeitverluste, weil Dinge gesucht werden oder jedes Mal aufs neue erklärt werden müssen – und das kostet eben nicht nur Zeit, sondern kann schnell in eigentlich vermeidbaren Stress ausarten.

Paradox allerdings wird es, wenn ein Unternehmen verkauft werden soll. Man sollte meinen, ein durchorganisiertes und hoch effizientes Unternehmen müsse teurer sein als eines, in dem es ein wenig drunter und drüber geht. In der Praxis werden jedoch durchaus relativ hohe Preise für Unternehmen gezahlt, in denen mit Hilfe eines Rapid Plant Assessments deutliche Verbesserungspotentiale gefunden wurden. Grund dafür ist, dass diese nach dem Kauf genutzten Verbesserungspotentiale dem Käufer helfen, einen relativ hohen Kaufpreis wieder einzuspielen. Genau das nennen wir bei Beier Consulting das "Paradoxon des Verbesserungspotentials".